Chargé(e) de l’administration et de la communication

Vous garantissez la mise en œuvre de la réglementation juridique et fiscale de l’ensemble des activités de la structure suivant les lignes en soutien de la direction tout en l’articulant aux enjeux de production, en étroite collaboration avec la chargée de production.
Vous mettez en œuvre le récit des activités et des objectifs de l’orchestre.

Missions et activités principales
Sous la responsabilité, et en étroite collaboration avec la directrice, le·a chargé·e de l’administration et de la communication aura pour missions :

1. Administration
- Suivi de la comptabilité́ de l’association et des questions sociales en relation avec le cabinet comptable et la commissaire aux comptes.
- Conception, mise en œuvre et veille sur les budgets, suivi analytique, gestion de la trésorerie.
- Suivi des factures.
-Mise en œuvre des paiements des salaires et des factures.
-Mise en œuvre administrative des engagements (conventions de partenariats).

2. Mise en œuvre et accompagnement des financements
-Suivi et rédaction de la partie budgétaire des dossiers de subventions publiques
-Suivi des conventions de mécénat.

3. Organisation administrative des sessions
-Organisation et collectage des éléments administratifs et budgétaires liés aux étudiant·es : lancement des inscriptions, conventions, droits d’inscriptions, bourses, remboursements.
- Rédaction et mise en œuvre des différents contrats avec les équipes techniques, pédagogiques et d’encadrement des sessions.
-Suivi et mise à jour des budgets par projets.
- Assurances des personnes et des instruments.

4. Communication
Mise en œuvre de la politique de communication de l’orchestre en lien avec la directrice :
-Stratégie de diffusion audiovisuelle avec les différents partenaires.
-Animation des réseaux sociaux lors des sessions, documentation photographique des sessions et mise en ligne des contenus.
-Mise à jour et gestion du site avec le gestionnaire dédié.
-Mise en forme et envoi des newsletters.
-Coordination des supports écrits (affiches, flyers, brochure) avec les partenaires (graphiste, imprimeur) et envoi aux partenaires (salles, conservatoires).
-Collaboration avec les équipes de communication des salles partenaires.
-Proposer et mettre en œuvre de nouveaux formats de communication.

Il.elle peut également intervenir ponctuellement sur d’autres missions en fonction des besoins ponctuels à l’année (soutien lors des auditions, par exemple). Lors des sessions, ces missions peuvent également emmenées à être élargies (soutien à l’encadrement pédagogique des jeunes, par exemple).