Chargé.e d’administration

Sous la responsabilité de la Direction générale et en lien avec le/la Responsable administratif.ve et financier.ère, le/la Chargé.e d’administration est chargé.e d’assurer les tâches administratives liées au fonctionnement de l’Orchestre des Pays de Savoie.


SECRÉTARIAT DE L’ASSOCIATION

Il/elle assure :

♦ Gestion des convocations et organisation pratique des Conseils d’administration et Assemblées générales, rédaction des comptes-rendus
♦ Organisation des instances, CA, AG et avec les partenaires publics
♦ Rédaction des comptes rendus / procès-verbaux
♦ Suivi de la convention pluriannuelle d’objectifs (recensement de la réalisation des objectifs, organisation du comité de suivi), conception des tableaux de bord et suivi des indicateurs de la convention
♦ Suivi des déclarations des changements auprès des instances et de la Préfecture
♦ Élaboration des comptes-rendus d’activité
♦ Secrétariat des recrutements de la Direction générale et Direction musicale (tableaux de suivi des candidatures, réponses aux candidats, organisation des entretiens)
♦ Gestion des boîtes mail généralistes



RELATIONS COMMERCIALES CLIENTS/FOURNISSEURS

♦ Relation clients
◊ Saisie et envoi des factures client

♦ Relation fournisseurs
◊ Achats
◊ Suivi des commandes
◊ Contrôle factures/livraisons

♦ Préparation / scan des éléments comptables pour la saisie numérique (IPaidThat)



APPUI À L’ADMINISTRATION DES RESSOURCES HUMAINES

♦ Selon le workflow de validation des données sociales ORFEO et SPAIECTACLE, Lance la procédure DPAE et contrats.
♦ Organisation des visites médicales des salariés permanents et intermittentes



AUTRES ACTIVITÉS

♦ Déclarations d’assurance
♦ Remise de chèques
♦ Classement et archivage
♦ Participe à la rédaction de procédures internes
♦ Formalisation et suivi de la mise en œuvre du plan de développement des compétences, y compris demandes de prise en charge auprès de l’OPCO